Cómo eliminar la burocracia de la empresa en 5 pasos

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Cuando una empresa es pequeña y el propietario está activo en el negocio, las decisiones se toman con suma rapidez al asumir él todos los riesgos. Sin embargo, conforme va creciendo y se convierte en multiplanta y luego, en multinacional, elpeligro de anquilosamiento se vuelve patente. Y es que entonces se suele ceder a la tentación de crear departamentos y comisiones que intervengan en las decisiones, alargándolas sin límite.

Se pueden considerar empresas burocráticas a las que establecen muchas fases en la cadena de toma de decisiones y en las que la voluntad de asumir riesgos se reduce al mínimo. Suele producirse cuando las decisiones se toman de forma centralizada y existen demasiadas fases de control o supervisión que limitan el dinamismo de la organización. Pero en el mundo actual, la velocidad es la norma y el que no quiera seguirla puede verse fuera del mercado.

Estas son algunas trabas que se encuentran en las empresas burocráticas:

1. Departamentos de calidad que quieren controlarlo todo

Cuando una empresa pretende procedimentar todas las operaciones, es imposible avanzar hacia nuevos espacios. Los trabajadores se convierten en autómatas, tanto más cuando nadie se atreve a vulnerar las normas.

2. Demasiados subdepartamentos

En unos casos, por dar trabajo a directivos ociosos y en otros por derivar responsabilidades, las empresas crean departamentos con escasos miembros que generan pequeños centros de poder. Al reportar unos a otros, la información a menudo se retiene, se tergiversa, o incluso, se extravía por el camino.

3. Un concepto elitista del poder

Muy a menudo, los directivos se encierran en sus círculos de poder y solo atienden a directivos de su mismo nivel o superior. Ello les aleja de quienes realmente desarrollan el trabajo y de la realidad del mercado. Es revelador observar a Ingvar Kamprad fundador de Ikea, mezclándose y conversando con los empleados de menor rango en alguno de sus vídeos. Con cuánta mayor humildad no deberían los directivos bajar a fábrica o despachar con los comerciales para estar al tanto de los verdaderos problemas de la compañía.

4. Tomas de decisiones centralizadas

Centralizar las decisiones en una sola instancia de poder constituye un grave error, sobre todo, cuando la empresa opera en distintos mercados. Es un hecho que tiende a producirse tras haberse implantado en diferentes países o regiones. Las labores de contratación, marketing, e incluso, desarrollo de producto deben cederse a las direcciones locales que conocen mejor al consumidor y pueden reaccionar con mayor rapidez a las acciones de la competencia.

5 pasos para eliminar la burocracia

Una organización de gran tamaño también puede tomar decisiones acertadas con rapidez. Pero para conseguirlo necesita seguir ciertas pautas:

  1. Reducir al máximo los niveles jerárquicos para generar flujos rápidos y homogéneos de información. Para ello, cada directivo debería disponer de un amplio número de colaboradores, por ejemplo 10, que reportaran a él directamente y estos a su vez otros tantos, evitando la creación de pequeños equipos que puedan emitir opiniones divergentes.
  2. Generar tan solo posiciones de valor. No hay mayor gangrena para una organización que los empleados ociosos que para justificar su puesto crean procedimientos y se inventan necesidades entorpeciendo la generación de valor en la compañía.
  3. Algunos departamentos como Calidad, Medioambiente o Seguridad e Higiene deben considerarse staff y depender de la alta dirección. Su actuación ha de ser transversal al resto de departamentos sin constituir una instancia de control o veto dentro de la empresa para no obstaculizar la creatividad.
  4. Se deben permitir grados de libertad a todos los niveles para que los colaboradores puedan tomar sus propias decisiones sin someterlas a una revisión posterior y juzgándolas tan solo por sus resultados. De este modo, se garantiza la adopción de reacciones rápidas y adaptadas a las circunstancias de cada cliente y mercado.
  5. Finalmente, se debe fomentar la cultura de la innovación. Si la empresa tan solo emplea indicadores de productividad y rentabilidad inmediata, cualquier iniciativa que encierre creatividad o un cierto nivel de riesgo acaba siendo vetada. Para evitarlo, conviene introducir objetivos de innovación e incluso, premiar la generación de nuevas ideas entre los colaboradores.

En resumen, las empresas tienen que facilitar al máximo el flujo vertical de información para conocer la realidad de la empresa y el mercado y agilizar la toma de decisiones. Y sobre todo, los directivos deben perder el miedo a que sus subordinados adopten medidas sin su supervisión. Y es que una rápida reacción ante la evolución del mercado es hoy requisito clave de supervivencia para las empresas.

Nota original: https://es.linkedin.com/pulse/c%C3%B3mo-eliminar-la-burocracia-de-empresa-en-5-pasos-moncasi-masip

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2018-06-04T09:46:21+00:00 junio 4th, 2018|Interés|Sin comentarios

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