Expediente laboral individual del trabajador

¡Es muy emocionante cuando el negocio está creciendo! Sin embargo, cada vez surgen más actividades a realizar y menos tiempo para realizarlas. La organización en documentación y actividades nos ayudará a administrar mejor nuestro tiempo. En cuanto a la documentación laboral, es muy importante guardar la información de cada empleado como documento probatorio ante cualquier conflicto o controversia en el futuro.

La integración de expedientes laborales en una empresa compone parte del cumplimiento de las leyes laborales en la relación obrero-patronal. Ya que constituye prueba documental ante el SAT en materia de impuestos, con el IMSS en materia de seguridad social, con el INFONAVIT en materia de créditos para la vivienda, AFORE en materia de ahorro para el retiro y cualquier otro problema laboral con relación a la Ley Federal de Trabajo.

Integración del expediente laboral del empleado

Un expediente laboral es una recopilación de todos los documentos probatorios de la existencia de una relación laboral, desde la contratación, ejercicio y terminación de una relación laboral entre el patrón y empleado. El artículo 804 de la Ley Federal de Trabajo indica que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes:

  • Contratos individuales de trabajo, contrato colectivo o contrato Ley aplicable.
  • Nómina de personal o recibos de pagos de salarios.
  • Control de asistencia (si es el caso).
  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, primas vacacionales, dominicales y de antigüedad,  así como pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
  • Los demás que señalen las leyes.

Esta última fracción quiere decir todos los demás documentos de la relación laboral entre el empleado y el patrón, constancias de retenciones, aportaciones al INFONAVIT, a la AFORE, en fin, todo documento probatorio de cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Esto implica todo documento por mínimo que sea servirá para cumplir con el expediente en caso de juicio.

Ahora vamos a precisar la documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador y que deberá ser resguardado y actualizado por el personal de recursos humanos de la empresa. Durante la contratación del candidato, puede ser brindada de manera impresa o electrónica, se necesitarán estos documentos:

  • Acta de nacimiento.
  • Credencial de elector IFE/ INE o pasaporte vigente.
  • CURP.
  • Solicitud de empleo.
  • Curriculum vitae.
  • Constancia de inscripción a la RFC.
  • Número del alta en el seguro social.
  • Examen médico.
  • Cartas de recomendación.
  • Constancias créditos INFONAVIT.
  • Comprobante de domicilio (máximo 3 meses de antigüedad).
  • Constancia de no antecedentes penales.
  • Descripción de puesto y responsabilidades.
  • Cédula profesional, diplomas o constancias que acrediten las aptitudes para ejercer su profesión u oficio.
  • Actas de matrimonio, actas de nacimiento de los hijos para anexar beneficiarios en contratos.
  • Evaluaciones y exámenes (psicométricos, etc.) de la empresa.

Durante la relación laboral, puedes solicitarle al empleado que te proporcione los siguientes documentos:

  • Contrato individual de trabajo.
  • Modificaciones al contrato.
  • Incremento de sueldo o prestaciones.
  • Constancias de capacitación.
  • Constancias de inasistencias.
  • Reportes periódicos de desempeño.
  • Certificado de incapacidad médica.
  • Actas administrativa, en su caso.
  • Finiquitos.
  • Carta de renuncia o despido.

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Resulta extremadamente importante el resguardo de los recibos de nómina (ahora CFDI), ya que con ellos se comprobará ante el IMSS la afiliación y el pago de aportaciones del empleado, así como las retenciones de impuestos ante el SAT. Es de extrema importancia cumplir en tiempo y forma con el IMSS y SAT para evitar multas desagradables.

Tiempo que debes conservar el expediente

De acuerdo al artículo 804 de la LFT, los documentos deben guardarse durante la relación laboral y hasta un año después de que se extinga la relación laboral. Sin embargo, existe información fiscal que regula el SAT, y esa deberá conservarse conforme lo señalen las fiscales. El plazo de conservación para las declaraciones de los ejercicios fiscales es de 5 años.  Eso incluye toda la información de ingresos y egresos, es decir, recibos de nómina y otras facturas.

El plazo para conservar la contabilidad de una empresa, de acuerdo con el art. 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es también de 5 años. Lo más recomendable es conservar toda la información, más allá del plazo mínimo señalado por las autoridades, ya que un conflicto laboral podría extenderse más del plazo señalado.

Nota original: https://runahr.com/recursos/aspectos-legales/expediente-laboral-individual-del-trabajado/

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2018-08-27T11:20:36+00:00agosto 27th, 2018|Interés|2 Comentarios

2 Comments

  1. btcxtutti 28/08/2018 en 4:20 am - Responder

    Corpfolder, thanks so much for the post.Really thank you! Great.

    • Corpfolder 28/08/2018 en 11:03 am - Responder

      Thanks to you! 👏🏻

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